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3 Schritte, wie aus dem Risikofaktor Kommunikation im Projektmanagement eine Chance wird

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Dipl.-Kffr. Janet Winkler, Wirtschaftsmediatorin (IHK), freiberufliche Unternehmensberaterin Finanz- und Rechnungswesen (janet.winkler@fae-consulting.de) und Dipl.-Ing. Tabea Bratzel, systemische Organisationsberaterin (DBVC), Trainerin und Coach (kontakt@tabea-bratzel.de) haben einige der wichtigsten Aspekte des Themas „Kommunikation im Projektmanagement“ in ihrem Artikel für die bdvb aktuell zusammengefasst.

Leiten Sie Projekte, werden Sie in vielerlei Hinsicht Herausforderungen gegenüberstehen. Eine Herausforderung ist die Kommunikation. Wenn es um die erfolgreiche Projektkommunikation geht, soll der Faktor Mensch im Vordergrund stehen. Gelingt es Ihnen, Ihre Teammitglieder mit all ihren Facetten, Ängsten, Wünschen und Bedürfnissen, Motivation und Stärken abzuholen und einzubinden, dann haben Sie schon einen wichtigen Teil in der Kommunikation umgesetzt.

Hierfür gilt es, insbesondere folgende Aspekte zu beachten:

1. Schenken Sie dem „Unsichtbaren“ mehr Beachtung und Sie werden Menschen besser verstehen!

Das WARUM der Kommunikation ist unsichtbar – macht aber den größten Teil aus, nämlich 80 % – und besteht aus Bedürfnissen, Emotionen, Zielen, Wünschen, Werten, Einstellungen, Normen, Regeln oder Erfahrungen. (Eisberg-Modell)

Tipp: Im Projekt sollte Zeit für aktives Zuhören eingeplant werden. Bei Interessenskonflikten sind offene Fragen hilfreich, um die eigentlichen Interessen der Beteiligten herauszufinden und Lösungen zu entwickeln, die den Projektverlauf positiv beeinflussen.

2. Reduzieren Sie Störungen auf dem Weg einer Nachricht zwischen Sender und Empfänger!

„Gedacht ist nicht gesagt, Gesagt ist nicht Gehört, Gehört ist nicht Verstanden…“. Störungen können sowohl beim Sender als auch beim Empfänger auftreten, verursacht durch unterschiedliche Sprachen, Mehrdeutigkeit, kulturelle Unterschiede, mangelnde Aufmerksamkeit, eingegrenzte Wahrnehmung, Selektion begrenzter Merkmale etc. (Sender – Empfänger Modell)

Tipp: Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen als Ich-Botschaften und fragen Sie nach, ob diese Erwartungen auch gehört und verstanden sind. Gehen sie nicht davon aus, dass Sie von Projektmitgliedern immer richtig verstanden werden. Paraphrasieren Sie im Gegenzug das Gesagte Ihrer Projektkollegen, um sicherzustellen, dass Sie ebenfalls richtig verstanden haben.

3. Arbeiten Sie trotz konträrer Standpunkte partnerschaftlich auf den gegenseitigen Nutzen hin!

Unterschiedliche Interessen und Bedürfnisse der Beteiligten in einem Sachverhalt führen zu Missverständnissen und weniger optimalen Entscheidungen und Lösungen.

Tipp: Im Projekt wie im Alltag sollten immer die Gründe für Meinungsverschiedenheiten hinterfragt und nach Erkennen der eigentlichen Interessen eine für alle Parteien zufriedenstellende Lösung gefunden werden. (Harvard-Ansatz)

Auf dem Weg zu Ihrem Projekterfolg bieten Ihnen beide Autorinnen eine erweiterte Definition an.

Ein Projekt ist dann erfolgreich, wenn sowohl wirtschaftliche als auch humane Erfolge erzielt wurden. Während sich der wirtschaftliche Erfolg über die Einhaltung von Budgets, Ressourcen und Zeitzielen definiert, geht es beim „humanen“ Erfolg um „weiche“ Aspekte wie Kooperation und Kommunikation.

Damit das Projektteam sein volles Potenzial entfaltet, muss ein offener und kollegialer Umgang gepflegt werden, persönliche Bedürfnisse werden angemessen berücksichtigt, es wird sachlich und wertschätzend kommuniziert. Letztendlich „leben“ Projekte erst richtig auf, wenn wir uns auf Augenhöhe begegnen und uns füreinander als Menschen interessieren.

Mehr zum Thema lesen Sie auf Seite 20-21 in der Verbandszeitschrift bdvb aktuell Nr. 128.

Hier gelangen Sie zu der Ausgabe Nr. 128 der bdvb aktuell-Zeitschrift in PDF-Format

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