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Rechnungen richtig prüfen – Lieferantenrechnung

Checkliste für Prüfung einer Lieferantenrechnung

Bei einer Lieferantenrechnung handelt es sich um eine Eingangsrechnung, die Ihnen von Lieferanten und Dienstleistern zugeschickt wird, mit der Aufforderung, diese zu bezahlen. Mit jeder Lieferantenrechnung erhöhen sich die Verbindlichkeiten des Unternehmens. Bevor Sie eine Lieferantenrechnung begleichen, sollten Sie diese gründlich überprüfen.

Warum sollten Sie eine Lieferantenrechnung überprüfen?

Die einfache Antwort auf diese Frage ist, dass Ihnen eine fehlerhafte Rechnung Geld kosten kann. Zum einen ist es möglich, dass der Rechnungsbetrag nicht korrekt ist. Zum anderen sind Sie als Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt, wenn Sie Produkte und Dienstleistungen für Ihren Betrieb erwerben (Ausnahme: Kleinunternehmer, die nicht für die Umsatzsteuer optiert haben, Ärzte, Banken, Versicherungen).

Vorsteuerabzugsberechtigt sind Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, wenn Sie auch selbst Umsatzsteuer einnehmen. Der Unterschied zwischen bezahlter Vorsteuer und eingenommener Umsatzsteuer können Sie als Unternehmer in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt geltend machen.

Eine Bedingung dafür ist eine fehlerfreie Rechnung.

Exkurs: Bei einem VERKAUF von Produkten erhebt ein Unternehmen Umsatzsteuer, die an das Finanzamt abgeführt werden muss. Bei einem EINKAUF hingegen zahlt der Unternehmer diese Umsatzsteuer an den Lieferanten, kann sich den Betrag aber als Vorsteuer vom Finanzamt zurückerstatten lassen.

Wie wird eine Lieferantenrechnung geprüft?

Die Prüfung einer eingegangenen Rechnung umfasst die sachliche, rechnerische sowie die formelle Prüfung.

Sachliche Prüfung:

Gleichen Sie die Rechnung mit dem Lieferschein oder der gelieferten Ware ab. Im Falle einer Dienstleistung kontrollieren Sie, ob die Dienstleistung rechtmäßig ausgeführt wurde.

Rechnerische Prüfung:

Kontrollieren Sie die Lieferantenadresse, die angegebenen Preise, Rabatte, Umsatzsteuersätze, Umsatzsteuerbeträge und den Gesamtbetrag der Rechnung auf Richtigkeit.

Formelle Prüfung:

Überprüfen Sie, ob die Rechnung alle erforderlichen Rechnungsangaben enthält. Nachfolgend finden Sie eine Checkliste mit allen erforderlichen Angaben.

Formelle Prüfung ☐ Korrekter Name / Anschrift des Lieferanten
☐ Korrekter Name / Anschrift Ihres Unternehmens
☐ Ausstellungsdatum / Rechnungsdatum
☐ Zeitpunkt der Lieferung, falls abweichend vom Rechnungs-/Ausstellungsdatum
☐ Umsatzsteuer-ID des Lieferanten
☐ Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
☐ korrekte Angaben zur Menge und Art der Waren bzw. Dienstleistung
☐ Nettopreis je Einheit der Ware oder Dienstleistung
☐ Mehrwertsteuersatz = Umsatzsteuersatz
☐ Mehrwertsteuerbetrag = Umsatzsteuerbetrag

Ist Ihre Lieferantenrechnung sachlich und rechnerisch fehlerfrei und enthält alle formellen Anforderungen, so sind Sie als Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt und können die Vorsteuer geltend machen.

Was sollten Sie bei Fehlern auf der Lieferantenrechnung tun?

Enthält eine empfangene Rechnung Fehler, so sollten Sie diese, mit der Aufforderung zur Korrektur, an den Rechnungsaussteller zurücksenden. Eine fehlerhafte Rechnung berechtigt Sie nicht zum Vorsteuerabzug!

Sonderfall Kleinbetragsrechnung

Für Kleinbetragsrechnungen (hier gelten erleichterte Angabepflichten: s. unten) liegen in Deutschland die Grenzen seit dem 01.01.2017 bei 250,00 EUR. Beispiele für Kleinbetragsrechnungen sind Kassenbons, Fahrscheine, Taxiquittungen und Bewirtungsbelege. Auch diese Rechnungen berechtigen Sie zum Vorsteuerabzug, sofern sie richtig erstellt und geprüft wurden.

Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnung:

☐ Korrekter Name / Anschrift des Lieferanten
☐ Ausstellungsdatum
☐ korrekte Angaben zur Menge und Art der Waren bzw. Dienstleistung
☐ Brutto-Entgelt und anfallender Steuerbetrag
☐ angewendeter Steuersatz oder Befreiungshinweis

Wichtig: Der Gesamtbetrag muss auch hier in Entgelt und Steuerbetrag aufgeschlüsselt werden! Bei Angabe eines Gesamtbetrages mit Hinweis „Betrag inkl. USt“ berechtigt Sie die Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug!

Regelungen Kleinunternehmer

Kleinbetragsrechnungen sind von Kleinunternehmerrechnungen zu unterscheiden. Rechnungen von Kleinunternehmern enthalten den Hinweis der Steuerbefreiung des Rechnungserstellers und berechtigen Sie als Rechnungsempfänger nicht zum Vorsteuerabzug.

Fazit

Bei der Prüfung von Lieferantenrechnungen können Fehler sehr schnell übersehen werden. Daher empfehlen wir Ihnen, sich die nötige Zeit für die Überprüfung zu nehmen, da bei fehlerhaften Rechnungen empfindliche Nachzahlungen drohen können. Kontaktieren Sie zu steuerlichen Themen am besten Ihren Steuerberater. Sollten Sie allgemeine Fragen zur Prüfung von Lieferantenrechnungen haben, dürfen Sie uns gerne unter info@fae-consulting.de oder 069-50 95 75 553 kontaktieren.

 

Bildquelle: pixabay

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