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Wie erstelle ich eine Rechnung richtig?

Rechnung richtig erstellen

Wenn Sie Ihre Produkte im Inland oder im Ausland verkaufen oder Ihre Leistung in unterschiedlichen Ländern erbringen, sollten Sie als Unternehmer einige rechtliche Anforderungen beachten. Dabei lauern viele Gefahren, z. B. bei der Rechnungsstellung.

Eine Kundenrechnung dokumentiert die Existenz einer Forderung. Doch wie muss eine ordnungsgemäße Kundenrechnung aussehen und was muss diese beinhalten? Innerhalb der EU existiert für die Rechnungsstellung eine einheitliche Rechtsgrundlage und trotzdem gibt es einiges zu klären, bevor Sie eine Rechnung schreiben.

Erforderliche Rechnungsangaben

(nach Artikel 217-240 der Mehrwertsteuerrichtlinie)

1. vollständige Angabe des Namens und der Anschrift des Leistungserbringers = die Angaben Ihres Unternehmens
2. vollständige Angabe des Namens und der Anschrift des Kunden
3. Ausstellungsdatum
4. Datum des Geschäftsabschlusses oder Zahlungsdatum bei Vorauszahlung, falls vom Ausstellungsdatum abweichend
5. Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsnehmers (wenn der Kunde im entsprechenden Land mehrwertsteuerpflichtig ist)
6. einmalig vergebene fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung
7. Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Art und Umfang der erbrachten Leistungen
8. Preis je Einheit der Ware oder Dienstleistung ohne MwSt., im Preis nicht enthaltene Preisminderung oder Rückerstattung
9. angewandter Mehrwertsteuersatz oder Befreiung
10. zu entrichtender Mehrwertsteuerbetrag (außer bei Sonderregelung)
11. Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers = Ihres Unternehmens

Beispiele für wichtige Angaben bei Rechnungsstellung außerhalb der EU

Wenn Sie eine Rechnung in ein Drittland außerhalb der EU versenden, müssen Sie zusätzlich die Regelungen der Steuersysteme der einzelnen Länder beachten.

Eine kleine Kostprobe gefällig?

Russland: Ursprungsland der Waren ist Pflichtangabe.
Mazedonien: Eine Rechnung erfordert Stempel und Unterschrift des Rechnungserstellers.
Ukraine: Pflicht ist ein Warencode gemäß dem ukrainischen Klassenverzeichnis der Waren im Außenhandel.
Island: Die Sozialversicherungsnummer des Leistungserbringers und Leistungserstellers muss auf die Rechnung.

Einige Besonderheiten bei der Umsatzsteuervoranmeldung

Die Zeiträume der Umsatzsteuervoranmeldungen sind ebenfalls von Land zu Land unterschiedlich. Monatlich, zweimonatlich, viertel- oder halbjährlich oder nur einmal im Jahr. Alle Varianten existieren in den verschiedenen Ländern und müssen vorher genau vom Unternehmen geprüft werden.

Länderspezifische Anforderungen in der EU

Das System SII (Suministro Inmediato de Información) in Spanien verpflichtet u.a. Großunternehmen, die Geschäfte in Spanien machen, zur täglichen Übermittlung von umsatzsteuerlichen Informationen an das spanische Finanzamt.

SAF-T (Standard Audit File–Tax) wiederum ist eine standardisierte Prüfdatei, mit der steuerrelevante Daten dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden. Aktuell ist SAF-T bisher u.a. in Frankreich, Luxemburg, Österreich und Portugal vorgeschrieben. Weitere Länder diskutieren noch die Einführung.

Fazit

Das richtige Erstellen von Rechnungen kann sehr komplex werden. Wir empfehlen Ihnen daher, sich vorher genauestens mit den länderspezifischen Anforderungen vertraut zu machen, damit es zu keinen strafrechtlichen Konsequenzen kommt. Gerne dürfen Sie uns kontaktieren unter info@fae-consulting.de oder +49 69-50 95 75 553, falls Sie Trainingsbedarf haben oder Details zur Rechnungsstellung in spezifischen Ländern benötigen.

Damit Sie sich einen ersten Überblick verschaffen können, wie eine ordnungsgemäße Rechnung aussieht, finden Sie hier eine Musterrechnung von uns erstellt.

Bildquelle: Pixabay

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FAE Consulting, Frankfurt