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XRechnung – Teil 1: Überblick und Bedeutung für Unternehmen

Musterrechnungen FAE Consulting

Im Juni 2017 wurde die europäische CEN-Norm zur Elektronischen Rechnungsstellung veröffentlicht. Diese Normierung steht im Einklang mit der Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung (2014/55/EU) bei öffentlichen Aufträgen. Damit werden alle europaweit agierenden, öffentlichen Auftraggeber verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form zu empfangen und zu verarbeiten.

Die sogenannte XRechnung ist eine für Deutschland entwickelte Lösung im XML-Format und wurde vom IT-Planungsrat zwischen Bund, den Ländern und den Kommunen entwickelt.

Wer ist von der XRechnungspflicht betroffen?

Die Bundesregierung hat 2017 die Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung beschlossen. Diese betrifft alle Stellen des Bundes und deren Lieferanten. Darunter fallen Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung sowie kleine, mittelständische und große Unternehmen, die öffentliche Aufträge ausführen. Landesbehörden, Kommunen und sonstige Auftraggeber sowie deren Lieferanten sind von der Verordnung noch nicht betroffen.

Welche Fristen für die Umsetzung der XRechnung gibt es?

  • November 2018 Inkrafttreten der Verordnung für Bundesministerien und Verfassungsorgane,
  • November 2019 für alle übrigen Bundesstellen und im
  • November 2020 müssen alle Unternehmen, die öffentliche Aufträge übernehmen, auf XRechnung umstellen.

Ausnahmen:

  • Direktaufträge bis zu einem Betrag von 1.000 Euro
  • wenn Rechnungsdaten streng geheim, geheim oder vertraulich nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz sind
  • bei Aufträgen im Verfahren der Organleihe für den Bund

Wie funktioniert die Bereitstellung von XRechnung?

Unternehmen müssen sich zukünftig bei einem Verwaltungsportal des Bundes registrieren. Über ein webbasiertes Rechnungsportal werden die XRechnungen digital hochgeladen und an den Empfänger gesendet. Ebenfalls soll die Übermittlung per E-Mail oder De-Mail möglich sein.

Was sind die Vorteile der XRechnung:

Unternehmen:
  • sparen Kosten durch Wegfallen des postalischen Versandes.
  • erhalten schneller die Zahlung vom öffentlichen Auftraggeber.
  • sparen Zeit durch Standardisierung und Automatisierung.
Öffentliche Auftraggeber:
  • sparen Zeit.
  • sparen Kosten.
  • geben schnell Rechnungen frei.
  • haben hohe Transparenz bei der Rechnungsbearbeitung.
  • können nachhaltig weitere Prozesse an den neuen Standard anpassen.
  • profitieren von der medienbruchfreien Übertragung und Verarbeitung der Daten.

Fazit

Für alle Unternehmen, die öffentliche Aufträge der Bundesstellen annehmen, ist es wichtig, die XRechnung in die eigenen Unternehmensprozesse einzuführen oder externe Dienstleister für die Rechnungsstellung zu beauftragen. Unternehmen, die öffentliche Aufträge der Länder und Kommunen aufnehmen, sollen die Gesetzgebung zum Thema XRechnung verfolgen und rechtzeitig handeln.

Quellen

C.ebra
E-Rechnungsverordnung des BMI
Sicherheitsüberprüfungsgesetz auf www.gesetze-im-internet.de
Springer Professional
Pressebox 875311
Pressebox 870797
ZDNet

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FAE Consulting, Frankfurt