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Herausforderungen bei der Abwicklung von Unternehmen – BEST PRACTICES

Planen Unternehmensauflösung

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Archivierung von Geschäftsunterlagen

Im Jahr 2018 / 2019 wurden in Deutschland über 600.000 Unternehmen abgewickelt. Gründe dafür sind nicht immer Insolvenzen. Auch die aktuelle Situation rund um COVID-19 kann zur Schließung und Abwicklung führen. In dieser schwierigen Phase gilt es, einen kühlen Kopf zu bewahren, um Herausforderungen zeit- und kosteneffizient zu bewältigen.

In diesem Teil widmen wir uns dem Themenbereich „Archivierung“, der während der Liquidation (siehe Artikel zum Ablauf einer Unternehmensauflösung) koordiniert werden muss und geben Ihnen unsere Best Practices an die Hand.

Ist die Liquidation beendet, sind Liquidatoren dazu verpflichtet, Geschäftsunterlagen der Gesellschaft zu archivieren (§ 74 Abs. 2 GmbHG). Wir empfehlen hierzu die Aufstellung eines Konzeptes, sodass anschließend ein geeigneter Anbieter ausgewählt werden und die Archivierung problemlos organisiert werden kann.

Herausforderungen bei der Archivierung von Geschäftsunterlagen

Da Geschäftsunterlagen nicht zentralisiert an einem Ort lagern, muss es eine grobe Übersicht über die zu archivierenden Unterlagen existieren. Nur so kann ein entsprechendes Angebot bei einem Archivierungsdienstleister eingeholt werden. Auch sind Kenntnisse bzgl. diverser Aufbewahrungsfristen notwendig (die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus § 147 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Zudem sollten Sie bei der Auswahl Themen wie Zertifizierungen der Anbieter und Datenschutz nicht außer Acht lassen. Die Auswahl des richtigen Anbieters kann Zeit und Kosten sparen.

Best Practices bei der Archivierung von Geschäftsunterlagen

  1. Während Sie sich einen Überblick über die Geschäftsunterlagen verschaffen, empfehlen wir, das Aussortieren von alten Unterlagen. Unterlagen, die älter als 10 Jahre sind, können entsorgt und vernichtet werde.
  2. Aktenordner sind vor der Archivierung hinreichend zu beschriften. Nur so können entsprechende Inhalte & Dokumente präzise angefordert werden. Die Beschriftung der Ordner sollte einheitlich und nach Jahren sortiert sein.
  3. Ein Archivierungsunternehmen in der Nähe kann Vorteile haben. Sollten Sie die Unterlagen nach der Liquidation benötigen (bspw. für eine Betriebsprüfung), erhalten Sie die Unterlagen schneller und kostengünstiger.
  4. Zertifizierungen der Dienstleister (nach ISO 9001 & ISO 27001) und Arbeitsweisen gemäß BDSG & DIN 66399 können das Risiko bzgl. der Aufbewahrung & Vernichtung Ihrer Dokumente reduzieren. Durch Videoüberwachung, elektronische Zugangskontrollen und Mitarbeitern, die nach dem BDSG verpflichtet sind, ist sichergestellt, dass Ihre Unterlagen nicht in fremde Hände gelangen oder verloren gehen.
  5. Wählen Sie einen Dienstleister, der jährlich jene Unterlagen vernichtet, deren Aufbewahrungspflicht abgelaufen sind. Das senkt die Kosten jedes Jahr um ca. 10%.
  6. Es existieren Anbieter, welche ein Online-Verwaltungssystem mit Echtzeit-Zugriff zur Verfügung stellen. Damit können jederzeit archivierte Dokumente eingesehen und abgerufen werden.
  7. Die elektronische Archivierung von Unterlagen muss revisionssicher erfolgen. Es ist nicht ausreichend, Geschäftsunterlagen als PDF-Datei zu sichern, da diese u.a. manipulierbar sind und die Vollständigkeit der Unterlagen, von Behörden, in Frage gestellt werden kann. Seit 2017 müssen buchungsrelevante E-Mails digital und revisionssicher archiviert werden. Dies lässt sich mit Hilfe von speziellen Archivierungssoftwares umsetzen. Eine lokale Sicherung im E-Mail-Postfach ist nicht ausreichend.

Lesen Sie auch unsere anderen Artikel zum Thema „Herausforderungen bei der Abwicklung von Unternehmen“ – Ablauf einer Unternehmensauflösung / Erfahrungen aus der Praxis / BEST PRACTICES – Vertragsabwicklung.

Für die Koordination der Abwicklungstätigkeiten stehen wir Geschäftsführern und Unternehmen zur Seite. Wenn Sie konkrete Fragen haben kontaktieren Sie uns gerne unter contact@fae-consulting.de. Alle Anfragen werden nach Möglichkeit zeitnah beantwortet.

 

Quellen:

https://www.gesetze-im-internet.de/gmbhg/__74.html

https://www.ihk.de

https://www.haufe.de/

https://www.buchhaltung-einfach-sicher.de

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